Guide REDCap 101 du CHUM élaboré par CITADEL

Voici une série d'informations qui vous seront utiles pour débuter sur la plateforme REDCap CHUM.

1. Qu'est-ce que REDCap ?

REDCap est une plateforme web qui est accessible à partir de n'importe quel ordinateur, tablette ou téléphone et qui permet de créer et de gérer des questionnaires ainsi que des bases de données en ligne. Ainsi, tant que vous avez un accès à internet, vous pouvez accéder à la plateforme.
C'est un outil de capture de données dont la prise en main se fait de manière intuitive. Une série de vidéos formatives est à votre disposition et vous explique étape par étape comment naviguer sur la plateforme ainsi que ses diverses fonctionnalités.
Cette plateforme a d’abord été développée par Vanderbilt University. CITADEL, via le Centre de recherche du CHUM, maintient et supporte une instance sur les serveurs du CHUM.
Vous pouvez accéder à la plateforme REDCap institutionnelle à partir du lien suivant : https://redcap.chumontreal.qc.ca/redcap/
Pour vous connecter, vous aurez besoin d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe.

2. Qui peut créer un projet REDCap ?

Pour pouvoir avoir la possibilité de créer des projets sur la plateforme, vous devez avoir un titre de chercheur régulier en règle au CRCHUM.
Comme le chercheur détient l’ultime responsabilité de ses projets de recherche, il est également responsable des projets créés en son nom sur la plateforme.

3. Qui peut accéder à un projet REDCap ?

Toutes personnes qui sont affiliées à un projet de recherche d'un chercheur régulier du CRCHUM ou de l'Université de Montréal.
Les accès pour un projet spécifique sont octroyés par le chercheur ou l’administrateur responsable du projet. Toutefois, seules les personnes possédant un compte REDCap pourront être ajoutées au projet.

4. Quelles sont les modalités pour accéder à la plateforme si vous détenez le statut de chercheur régulier ?

L'accès à la plateforme est gratuit. Il suffit de remplir le document d'acceptation des conditions de la plateforme qui se trouve sur ce lien.

Une fois le document retourné et validé, un membre de notre équipe s'occupera de la création de votre compte et des comptes des membres de votre équipe. Par la suite, vous pourrez commencer à développer votre projet. Toutefois, aucun support ni aide supplémentaire ne sont fournis à la suite de la création de vos comptes.

Si vous désirez nous mandater pour de l'aide technique, des séances de formation ou encore le développement et le déploiement de votre projet, il est possible de le faire. Si tel est le cas, vous devez compléter une demande de services CITADEL en spécifiant vos besoins et nous évaluerons les coûts associés à votre demande selon l’expertise requise.

5. Quelles sont les modalités pour accéder à la plateforme si vous ne détenez pas le statut de chercheur régulier ?

L'accès à la plateforme est gratuit. Pour pouvoir obtenir un compte sur la plateforme et rejoindre un ou plusieurs projets de votre équipe de recherche, vous devez demander à votre chercheur principal d'effectuer une demande de création de comptes à CITADEL. Votre Prénom, Nom, adresse courriel ainsi que code P (si disponible) doivent être fournis dans la demande.
Les informations pour la création des comptes doivent être acheminées à cette adresse courriel : citadel.cr.chum@ssss.gouv.qc.ca

6. Comment sont gérés les accès et permissions ?

Les permissions sont définies en fonction du rôle administré dans REDCap.
Deux niveaux de permission avec des portées distinctes existent au sein de la plateforme.

6.1 Au niveau global de la plateforme :
Ce niveau définit les droits des différents types de comptes attribués aux utilisateurs au sein de la plateforme. Deux types de comptent existent :

6.1.1 Compte créateur
Le compte créateur est attribué à une personne qui détient un titre de chercheur régulier en règle au CRCHUM. Dans la grande majorité des cas, ce compte est attribué au chercheur principal du projet d’étude.
Ce compte permet à l’intérieur de la plateforme:
- De créer des projets.
- D’effectuer des demandes de désactivation ou de suppression de compte d’utilisateur régulier sur ses projets.
- De prendre part à toutes les activités régulières de la plateforme.
Ce compte permet à l’extérieure de la plateforme :
- D’effectuer des demandes pour la création de comptes utilisateur pour les membres de son équipe.
- De définir un administrateur pour chacun de ses projets.
- De déléguer une personne responsable des demandes de création de comptes utilisateur en son nom.
- De rapporter aux administrateurs les problèmes potentiels ou les comportements d’utilisateurs reliés à une mauvaise utilisation de la plateforme.

6.1.2 Compte régulier
Le compte régulier est attribué à toutes personnes ne détenant pas le titre de chercheur régulier en règle au CRCHUM.
Ce compte permet au sein de la plateforme :
- De prendre part à toutes les activités régulières de la plateforme.

Ce compte permet à l’extérieure de la plateforme :
- De rapporter aux administrateurs les problèmes potentiels ou les comportements d’utilisateurs reliés à une mauvaise utilisation de la plateforme.

6.2 Au niveau des différents projets de la plateforme 
Ce niveau définit les droits que les différents utilisateurs ont au sein des projets de la plateforme.
REDCap dispose d'un module complet qui permet de définir de façon très granulaire les droits des utilisateurs. De plus, il offre la possibilité d’octroyer des rôles d'utilisateur avec des droits spécifiques afin de regrouper les droits des utilisateurs en fonction des responsabilités qu'ils peuvent avoir au sein d'un projet.
Nous recommandons aux équipes de recherche de définir au minimum ces deux rôles pour tous leurs projets :
Investigateur principal qui pourra :
- Définir les droits et rôles des différents utilisateurs du projet
- Octroyer le rôle d’administrateur à d’autres personnes de son équipe
- Donner accès au projet à d’autres utilisateurs
- Gérer la conception et la configuration du projet
- Créer des rapports et exporter les données du projet

Le rôle d’investigateur principal est donné par défaut au chercheur responsable du projet.

Administrateur de projet
- Gérer la conception et la configuration du projet
- Définir les droits et rôles des différents utilisateurs du projet
- Donner accès au projet à d’autres utilisateurs
- Créer, modifier et supprimer des enregistrements du projet
- Créer des rapports et exporter les données du projet

L’administrateur du projet gère les accès pour l’ensemble des projets de recherche dont il a été nommé responsable. Il peut modifier ou retirer les privilèges accordés à un utilisateur. Il peut également donner accès au besoin à certaines fonctionnalités spécifiques telles l’exportation de données, l’entrée (collecte) de données et la création ou la modification de rapports (CRF), etc.
Le rôle d’investigateur principal est moins permissif que le rôle d’administrateur de projet, dans la mesure où certains projets de recherche ont des exigences restrictives au niveau de l’accès aux données pour les chercheurs principaux. Toutefois, le chercheur responsable reste le propriétaire du contenu de son projet et peut demander à ce que le rôle d’administrateur de projet soit révoqué pour un utilisateur de son projet.

Dans les plus grandes équipes de recherche ou au besoin, l’administrateur peut également créer des groupes d’utilisateurs dans le but de faciliter l’attribution des accès selon les fonctions de chaque membre de son équipe. Pour gérer les accès, vous devez cliquer sur “Droits des utilisateurs” sous le menu appelé “Applications”.

Par la suite, une grande variété de rôles peut être créée pour tous les autres utilisateurs de l’équipe en fonction des besoins et des exigences du projet de recherche.

Chaque utilisateur est ainsi limité au niveau de ses activités dans un projet de recherche à moins que l’investigateur principal (ou l’administrateur de projet) ne lui octroie d’autres permissions subséquentes.

7. Comment créer un projet dans REDCap ?

Au CRCHUM, il a été établi que seuls les chercheurs ayant un statut en règle possèdent un compte permettant la création de projets.
Ainsi, une fois connecté à votre compte, vous devez cliquer sur + nouveau projet dans la barre supérieure située dans le haut de votre écran.

8. Où mes données sont-elles sauvegardées ?

Les données que vous collectez dans votre projet sont sauvegardées sur les serveurs sécurisés du CHUM et nous effectuons des sauvegardes quotidiennes des projets en production*.
Les serveurs sont entretenus régulièrement par la DTIT, ce qui assure la pérennité de la plateforme. Ils sont fiables et sécuritaires.
* Veuillez noter que seuls les projets et états de production sont sauvegardés quotidiennement. Avant de débuter la collecte de données pour votre projet, il est de votre responsabilité d’effectuer une demande de mise en production soumise à l’approbation d’un administrateur de la plateforme.

9. Ressources additionnelles

Vidéos de support de la plateforme :
https://redcap.chumontreal.qc.ca/redcap/index.php?action=training
Suggestion de rôles et leurs droits pour les utilisateurs du projet :
https://ws.engr.illinois.edu/sitemanager/getfile.asp?id=1359